2.2 FLUJO DE TRABAJO

Flujo de trabajo

El flujo de trabajo (workflow en inglés) es el estudio de los aspectos operacionales de una actividad de trabajo: cómo se estructuran las tareas, cómo se realizan, cuál es su orden correlativo, cómo se sincronizan, cómo fluye la información que soporta las tareas y cómo se le hace seguimiento al cumplimiento de las tareas. Generalmente los problemas de flujo de trabajo se modelan con redes de Petri.

Si bien el concepto de flujo de trabajo no es específico a la tecnología de la información, una parte esencial del software para trabajo colaborativo (groupware) es justamente el flujo de trabajo.

Una aplicación de flujos de trabajo automatiza la secuencia de acciones, actividades o tareas utilizadas para la ejecución del proceso, incluyendo el seguimiento del estado de cada una de sus etapas y la aportación de las herramientas necesarias para gestionarlo

Se pueden distinguir tres tipos de actividad:

§  Actividades colaborativas: Un conjunto de usuarios trabajan sobre un mismo repositorio de datos para obtener un resultado común. Tiene entidad el trabajo de cada uno de ellos en sí mismo.

§  Actividades cooperativas: Un conjunto de usuarios trabajan sobre su propio conjunto particular, estableciendo los mecanismos de cooperación entre ellos. No tiene entidad el trabajo de ninguno de ellos si no es visto desde el punto de vista global del resultado final.

§  Actividades de coordinación.

Objetivos de un sistema de workflow

§  Reflejar, mecanizar y automatizar los métodos y organización en el sistema de información

§  Establecer los mecanismos de control y seguimiento de los procedimientos organizativos

§  Independizar el método y flujo de trabajo de las personas que lo ejecutan

§  Facilitar la movilidad del personal

§  Soportar procesos de reingeniería de negocio

§  Agilizar el proceso de intercambio de información y agilizar la toma de decisiones de una organización, empresa o institución

http://es.wikipedia.org/wiki/Flujo_de_trabajo

¿Qué es Workflow?

Workflow se refiere al flujo de trabajo a seguir para la consecución de una tarea o trabajo predeterminado. Se define como un sistema de secuencia de tareas de un proceso de negocio. Su definición y control puede ser manual, informatizado o mixto. Organiza y controla tareas, recursos y reglas necesarias para completar el proceso de negocio.

Las nuevas tendencias, a la hora de regular las organizaciones, hacen del Workflow una herramienta clave para lograr mayor agilidad y aumentar la descentralización de las actividades administrativas y comerciales.

La evolución de Workflow consiste en buscar la máxima automatización de los procesos de trabajo y el control total de las diferentes etapas, durante las cuales los documentos, la información o las tareas pasan de un participante a otro, según unas normas o procedimientos previamente definidos. 

A lo largo del tiempo, se han ido desarrollando diversas aplicaciones de software, muchas de ellas han evolucionado a partir de sistemas de gestión de imagen, sistemas de gestión de documentos, sistemas de correo electrónico o de bases de datos. 

En el mercado existen diversos tipos de herramientas Workflow, las principales son: Workflow Corporativo, Workflow de Aplicación, Workflow Documental y Workflow de Producción. Algunos de ellas se limitan a su área en particular y otras permiten la comunicación con aplicaciones externas de manera síncrona (esperando la respuesta antes de proseguir) y/o asíncrona (solamente deja un "mensaje" y recupera la respuesta más adelante). 

http://www.pixelware.com/workflow-flujo-trabajo.htm

FLUJO DE TRABAJO (WORKFLOW) Definición La automatización de un proceso de trabajo, en todo o en parte, durante la que documentos, información o tareas son pasadas de un participante a otro por acción, según una serie de reglas de procedimiento. Usos v    La automatización de un proceso de trabajo está definida en un Proceso de Definición, que identifica los varios procesos de actividades, reglas de procedimiento y datos de control asociados, usados para dirigir el flujo de trabajo durante el proceso representado. v    Muchos ejemplos individuales del proceso deben estar operativos durante el proceso representado, cada uno asociado con un conjunto específico de datos relacionado con ese ejemplo individual del proceso ( o flujo de trabajo “Casos”) v    Una distinción libre se dibuja a veces entre production workflow, en la que una gran parte de las reglas de procedimiento se definen por adelantado, y ad-hoc workflow, en la que las reglas de procedimiento deben ser modificadas o creadas durante el funcionamiento del proceso. Sistema de Gestión del Flujo de Trabajo Definición Un sistema que define, crea y gestiona la ejecución de flujos de trabajo a través del uso del software, participando en uno o más de los  motores del flujo de trabajo, que es capaz de interpretar el proceso de definición, interactuar con los participantes de flujos de trabajo y,  donde se requiere, recurrir al uso  de herramientas y aplicaciones IT.  Usos v  Un Sistema de Gestión de Flujos consta de componentes de software para almacenar e interpretar definiciones del proceso, crear y dirigir los ejemplos de flujos de trabajo como son ejecutados, y controlar su interacción con los participantes de flujos de trabajo y las aplicaciones. v  Sistemas parecidos también proporcionan típicamente funciones administrativas y de supervisión, por ejemplo para permitir reasignaciones del trabajo o aumentos, mas revisar y gestionar información en el sistema en su totalidad o referente a ejemplos del proceso individual. v  El WfMC ha publicado un Modelo de Referencia arquitectónico, describiendo la estructura y fases de un Sistema de Gestión del Flujo de Trabajo.

http://www.giro.infor.uva.es/oldsite/docproy/wfs/herramientas.htm

COMENTARIO PERSONAL
El flujo de trabajo es la forma en que se van a automatizar los procesos de trabajo, facilitar la movilidad del personal, agilizar la toma de decisiones y el proceso de intercambio de información.