4.2 DIAGRAMAS DE FLUJO ORGANIZACIONALES

Consultoría Organizacional 
Instrumentos para planear las acciones

DIAGRAMA DE FLUJO (TECNICA PARA PLANEAR ACCION).

Los diagramas de flujo muestran las entradas, puntos de decisiones y salidas de un proceso dado. Estos símbolos estándares unidos con flechas para demostrar cómo opera el sistema o el proceso de trabajo.
Para construir un diagrama de flujo es necesario:
• Identificar las actividades principales que se van a desarrollar y las decisiones que se van a tomar a medida que la solución se pone en práctica.
• Comprobar la lógica del plan siguiendo todas las rutas posibles en el diagrama para asegurarse que se han tenido en cuenta las contingencias.
A continuación se pone un ejemplo de diagrama de flujo, teniendo como base los procedimientos a emplear por el grupo para trabajar en el paso 1 del proceso de solución de problema (identificación y selección del problema).

DIAGRAMA DE GANTT. (TECNICA PARA PLANEAR ACCION)

El diagrama de Gantt permite registrar la programación, sucesos, actividades y responsabilidades necesarias para cumplir un proyecto o poner en práctica una solución propuesta por un grupo.
Aunque existen muchas variantes, todos los diagramas de Gantt reflejan “lo que va ser ejecutado”, “cuando” y “por quien”.
Este diagrama permite al grupo comprobar las suposiciones que se han tenido presente en los planes de puesta en práctica de las soluciones.
Para el empleo del diagrama de Gantt se realiza el siguiente procedimiento:
• Se divide el plan de puesta en práctica en etapas alcanzables.
• Se asigna la responsabilidad de cada paso a un miembro del grupo.
• Se decide cuanto tiempo tomará cada tarea y se establece una fecha realista para su culminación.

¿Qué?

¿Cuándo?

¿Quién?

TAREA

E

F

M

A

M

J

J

A

S

O

N

D

RESPONSABLE

A

Manuel

B

Pedro

C

Julio

D

José

 

DIAGRAMA DE PERT (TECNICA PARA PLANEAR ACCION)

Este diagrama es aplicable a proyectos en cualquier campo, particularmente, a los complejos y novedosos, y, tiene como objetivo controlar el tiempo y los costos.
El diagrama muestra todas las actividades que deben realizarse para que la puesta en práctica de las soluciones sea concluida en el tiempo calculado.
De las diferentes “rutas” que pueden conducir a la práctica de las soluciones, la “ruta crítica” es aquella que refleja el tiempo mínimo requerido para completar el proyecto.
Este diagrama se emplea cuando se trata de comprobar o monitorear la puesta en práctica de un plan complejo, o de un plan que implique considerables gastos.

Los procedimientos para elaborar un diagrama de PERT son los siguientes:
• Se identifican las actividades necesarias.
• Se determinan las interrelaciones (por ejemplo, la actividad 3 no se puede iniciar hasta que la 1 y la 2 no hayan concluido).
• Se calcula el tiempo requerido para cada actividad.

REDUCCIÓN DEL LISTADO.

Es una técnica que tiene diversas utilidades pero útil para lograr: 
1. Comprensión de Ideas o Problemas detectados.
2. Obtener una lista de ideas o problemas objetivamente mejorables.
3. Valorar posibilidad de solución en las condiciones y autoridad del grupo.
4. Los pasos para lograr la reducción de los detectados, pueden ser:
• Esclarecer todos los planteamientos detectados, y su significado.
• Valorar como pueden integrarse los planteamientos similares o susceptibles a integrar.
• Obtener una resta objetivamente manejable.
Para esto pueden utilizar las preguntas:
• ¿Tiene el grupo control sobre el (los) problema (s) y su (s) solución(es)?
• ¿Es importante solucionar el (los) problema(s)?
• ¿Dispone el grupo de los recursos necesarios para solucionarlo (s)? (personas, dinero, equipos, etc.).

Las ideas o problemas desechados se encierran en paréntesis o corchetes, si se combina esta técnica y se aplica alguna técnica de búsqueda de consenso se pueden lograr las Ideas transformadoras como tal (o los problemas que se cree deben ser resueltos.)

KOLIMADOR

Es una técnica que puede ser usada para la decisión de cuales problemas pudiéramos solucionar con más probabilidad de éxito y un gasto racional de recursos, tomando en cuenta una serie de variables tales como:
• COSTO
• EL TIEMPO
• LA AUTORIDAD SOBRE LAS DECISIONES 
• EL CARÁCTER BASICO DEL PROBLEMA

Una vez que se tiene el o los problemas se pueden clasificar de esta manera y ayudar a que los consultores y equipos laboren en clasificar y colegiar aquellas decisiones con mayores probabilidades de éxito en las condiciones del estudio.
• COSTO: ALTO o BAJO, debe definirse previamente que significa cada termino.
• TIEMPO: MUCHO o POCO; debe definirse igualmente y previamente que significa cada término.
• AUTORIDAD SOBRE LAS DECISIONES: INTERNO o EXTERNO; cuando se tiene toda la autoridad para resolverlo es INTERNO y lo contrario, o sea que está implicada la autoridad o regulación de un nivel superior, entonces es EXTERNO.
• CARACTER DEL PROBLEMA; SUBJETIVOS(S) u OBJETIVO(O); los problemas nunca tendrán para estos dos últimos casos causas totalmente puras, pero el equipo puede valorar donde está la tendencia más fuerte y así poder ser más eficaz en su solución.

 MAPA DE COLORES

Es una técnica que puede ser usada para la interacción grupal o de manera individual
Para recopilar información acerca de la situación de las diferentes áreas o procesos en que pueda subdividirse una organización; una vez preparado el mapa se procede a evaluar y fundamentar esta evaluación en
VERDE ____________ B
AMARILLO _________ R
ROJO ____________ M
Si se utiliza partiendo de un sistema de expertos (Individual) puede calcularse el coeficiente de concordancia para tener una idea del consenso a partir de la expresión:

                 Vn
C= ( 1-- ---------------) 100
                  Vt

Donde 
Vn : votación negativa 
Vt : votación total 
Si C es mayor o igual (≥) a 75% entonces se puede asumir que hay consenso 

POSITIVO, NEGATIVO, INTERESANTE. (PNI)

Esta es una técnica que puede tener diversos usos, pero su esencia radica en buscar los aspectos positivos, negativos e interesantes de una idea, actividad realizada, servicio prestado lo cual nos permite valorar de manera más integral la idea, actividad , servicio , definir deficiencias a resolver o cuestiones positivas que mantener y desarrollar .
POSITIVO: lo bueno, ventajoso, lo favorable de la idea o resultado analizado.
NEGATIVO: son los defectos, insuficiencias, razones porque no gusta.
INTERESANTE: lo que ha generado curiosidad, inquietud, expectativa.

Esta técnica se utiliza mucho en la Formación para evaluar los cursos , evaluar reuniones ,sesiones …etc. utilizándola también para retroalimentarse acerca del resultado (Ejemplo: conferencia, taller, curso.....) Hay una técnica muy parecida – La hoja de balance que solo analiza lo positivo o lo negativo.

http://www.redconsultoras.com/cursos/planear.htm

4.1 Gráficas de diagramas de flujo.

Introducción.

    Dentro de las macro decisiones se encuentran la selección del proceso y la selección de la tecnología. Una vez que se toman estas decisiones, se puede proceder con las decisiones de nivel micro en el diseño del proceso, que son el análisis del flujo del proceso y la distribución de las instalaciones.

    Estas decisiones de nivel micro afectan la toma de decisiones de otras partes de operaciones, incluyendo decisiones sobre programación, niveles de inventario y tipos de puestos que se diseñaran, así como los métodos de control de calidad a usar. Por lo tanto las microdesiciones sobre el diseño de procesos se deben diseñar siempre teniendo en mente sus efectos sobre las demás partes de operación.

    Uno de los instrumentos de trabajo más importantes es el diagrama de proceso, que es una representación gráfica relativa a un proceso industrial o administrativo.

    Existen diferentes tipos de diagramas de proceso, cada uno de los cuales tienen aplicaciones especificas.

1. Diagrama de operaciones de proceso:

    Este diagrama muestra la secuencia cronológica de todas las operaciones en taller o en maquinas. Inspecciones, márgenes de tiempo y materiales a utilizar en un proceso de fabricación o administrativo, desde la llegada de la materia prima hasta el empaque o arreglo final del producto terminado.

    Los diagramas se utilizan para describir y mejorar el proceso de transformación en los sistemas productivos.

Símbolos utilizados.

 Un rectángulo, significa una inspección (revisión).
 Una rueda significa una operación (una tarea o actividad de trabajo)

2. Diagrama de flujo de proceso:

    Contiene en general muchos más detalles que el de operaciones. Este diagrama es especialmente útil para poner de manifiesto: distancias recorridas, retrasos y almacenamiento temporales. Una vez expuestos estos periodos no productivos, el analista puede proceder a su mejoramiento. Además de registrar las operaciones y las inspecciones, el diagrama de flujo de proceso muestra todos los traslados y retrasos de almacenamiento con los que tropieza un artículo en su recorrido por la planta. En él se utilizan los símbolos además de los de operación e inspección.

 Una flecha indica transporte (movimiento de material de un lugar a otro)

 Un triángulo apoyado sobre su vértice, indica un almacenamiento (colocar en inventario o almacenar).

 Una D grande, significa retraso.

    Cuando es necesario mostrar una actividad combinada, por ejemplo: una operación y una inspección en una estación de trabajo, se representa con un círculo inscrito dentro de un rectángulo.

    Estos diagramas se utilizan principalmente para expresar un problema o para disminuir o eliminar actividades que no añaden valor al producto como transporte, inspección, retrasos, almacenamiento, o para mejorar el flujo en terminales.

Ejemplos:

    Un analista de producción calculo los tiempos necesarios para llevar a cabo las actividades asociadas con un nuevo proceso de moldeado y tiene la siguiente información.

NUMERO	CLASIFICACION	TIEMPO
1	operación de moldeo	12 minutos
2	inspección de moldeado	2 minutos.
3	esperar montacargas	13 minutos
4	transportar al almacén	4 minutos
5	Almacén. Esperar embarque	3 días

Cuando se realiza un diagrama de flujo, las preguntas típicas que se deben hacer son:

1. QUE. ¿Que operaciones son realmente necesarias? ¿Se pueden eliminar algunas operaciones? ¿Combinar o simplificarse? ¿Se debe rediseñar el producto para facilitar la producción?

2. QUIEN. ¿Quién realiza cada operación? ¿Puede rediseñarse la operación para utilizar menos habilidad o menos hora hombre? ¿Pueden combinarse las operaciones para enriquecer puestos y mejorar así la productividad o las condiciones de trabajo?

3. DONDE. ¿En donde se realiza cada operación? ¿Puede mejorarse la distribución para reducir la distancia que se recorre o para hacer que las operaciones sean más accesibles?

4. CUANDO. ¿Cuándo se realiza cada operación? ¿Existe un exceso de retrasos o almacenamiento? ¿Algunas operaciones ocasionan cuellos de botella?

5. COMO. ¿Cómo se hace la operación? ¿Pueden utilizarse mejores métodos, procedimientos o equipos? ¿Debe revisarse la operación para hacerla más fácil o para que consuma menos tiempo?

    A partir de las respuestas a estas preguntas, se pueden hacer mejoras en los procedimientos, tareas, equipo, materia prima, distribución o información para control administrativos. Básicamente el objetivo es añadir mayor valor al producto o al servicio mediante la eliminación del desperdicio o de actividades innecesarias en todas las etapas.

    El análisis de flujo del proceso, no solo tiene una naturaleza tecnología., este tipo de análisis también afecta al diseño de puestos y los aspectos sociales del ambiente de trabajo. El análisis de flujo de proceso se puede considerar como un problema socio técnico.

    En un intento por desarrollar este problema, el autor desarrolló un enfoque socio técnico combinado para una oficina. Este enfoque incluyo, que tanto un análisis tradicional del flujo del proceso como un diagnostico de los puestos y de las actitudes organizacionales.

    Después del análisis se concluyo, que se debe poner mucha atención en el elemento humano en el análisis del flujo del proceso, no solo para el diseño del nuevo sistema, sino también para obtener la aceptación de los cambios. La investigación ha demostrado que la mejor manera de lograrlo es involucrando a las personas afectadas en todas las etapas del diagnostico del diseño. Esto tiende a promover la propiedad individual del nuevo sistema y, por lo tanto, reduce los temores relacionados con el cambio.  

http://sistemas.itlp.edu.mx/tutoriales/produccion1/tema4_1.htm

Diagrama de flujo

Un diagrama de flujo es una representación gráfica de un algoritmo o proceso. Se utiliza en disciplinas como la programación, la economía, los procesos industriales y la psicología cognitiva. Estos diagramas utilizan símbolos con significados bien definidos que representan los pasos del algoritmo, y representan el flujo de ejecución mediante flechas que conectan los puntos de inicio y de fin de proceso.

Características comunes

Un diagrama de flujo siempre tiene un único punto de inicio y un único punto de término. Además, todo camino de ejecución debe permitir llegar desde el inicio hasta el término.

Las siguientes son acciones previas a la realización del diagrama de flujo:

§  Identificar las ideas principales a ser incluidas en el diagrama de flujo. Deben estar presentes el dueño o responsable del proceso, los dueños o responsables del proceso anterior y posterior y de otros procesos interrelacionados, otras partes interesadas.

§  Definir qué se espera obtener del diagrama de flujo.

§  Identificar quién lo empleará y cómo.

§  Establecer el nivel de detalle requerido.

§  Determinar los límites del proceso a describir.

Los pasos a seguir para construir el diagrama de flujo son:

§  Establecer el alcance del proceso a describir. De esta manera quedará fijado el comienzo y el final del diagrama. Frecuentemente el comienzo es la salida del proceso previo y el final la entrada al proceso siguiente.

§  Identificar y listar las principales actividades/subprocesos que están incluidos en el proceso a describir y su orden cronológico.

§  Si el nivel de detalle definido incluye actividades menores, listarlas también.

§  Identificar y listar los puntos de decisión.

§  Construir el diagrama respetando la secuencia cronológica y asignando los correspondientes símbolos.

§  Asignar un título al diagrama y verificar que esté completo y describa con exactitud el proceso elegido.

[editar]Ventajas de los diagramas de flujo

§  Favorecen la comprensión del proceso a través de mostrarlo como un dibujo. El cerebro humano reconoce fácilmente los dibujos. Un buen diagrama de flujo reemplaza varias páginas de texto.

§  Permiten identificar los problemas y las oportunidades de mejora del proceso. Se identifican los pasos redundantes, los flujos de los re-procesos, los conflictos de autoridad, las responsabilidades, los cuellos de botella, y los puntos de decisión.

§  Muestran las interfaces cliente-proveedor y las transacciones que en ellas se realizan, facilitando a los empleados el análisis de las mismas.

§  Son una excelente herramienta para capacitar a los nuevos empleados y también a los que desarrollan la tarea, cuando se realizan mejoras en el proceso.

[editar]Tipos de diagramas de flujo

§  Formato vertical: En él el flujo o la secuencia de las operaciones, va de arriba hacia abajo. Es una lista ordenada de las operaciones de un proceso con toda la información que se considere necesaria, según su propósito.

§  Formato horizontal: En él, el flujo o la secuencia de las operaciones, va de izquierda a derecha.

§  Formato panorámico: El proceso entero está representado en una sola carta y puede apreciarse de una sola mirada mucho más rápido que leyendo el texto, lo que facilita su comprensión, aun para personas no familiarizadas. Registra no solo en línea vertical, sino también horizontal, distintas acciones simultáneas y la participación de más de un puesto o departamento que el formato vertical no registra.

§  Formato Arquitectónico: Describe el itinerario de ruta de una forma o persona sobre el plano arquitectónico del área de trabajo. El primero de los flujogramas es eminentemente descriptivo, mientras que los utilizados son fundamentalmente representativos.

http://es.wikipedia.org/wiki/Diagrama_de_flujo

COMENTARIO PERSONAL:
Los diagramas de flujo son una herramienta que nos ayuda a comprender mejor como se llevan a cabo los procesos. Estos deben estar al alcance del personal para su mejor aprovechamiento.